在開展企業年會策劃時要立即確認，年會活動的主要負責人，由負責人來制作年會企劃書樣本，確定年會的主題及活動的內容框架，不僅如此年會活動的負責人還要為企業提供年會流程計劃和年會節目供選菜單，提供會場及舞臺布置設計方案和效果圖。
企業年會最重要的參與者是員工而非領導，所以所有領導的要為員工服務，每位領導都需要各自申請會務組職位，確認好活動機制，以免員工心中產生不滿的情緒，畢竟年會活動最重要的就是拉近領導與員工的距離。
如果是規模比較大的企業，還要設立迎賓接待禮儀組，負責供應商及客人的接待及停車與路線的指引，以免客戶在到達地點后迷路。企業還要提前進行所需物品的采購，將企業的年會活動盡可能圓滿的進行，讓員工與客戶都滿意才是一個成功的年會活動。
